Archives nationales: Pleins feux sur la numérisation

Recenser les documents historiques, uniformiser les méthodes de classement et faciliter l’accès aux informations administratives : tels sont les objectifs du chantier engagé par les Archives nationales pour moderniser la gestion documentaire des collectivités locales. Cette opération doit aboutir à la mise en place d’une cartographie nationale permettant de mieux connaître les fonds conservés dans les wilayas et les communes, tout en préparant leur exploitation à l’aide des outils numériques.

C’est autour de ces enjeux que s’est tenue, hier dimanche, à Oran, une rencontre régionale consacrée à la gestion des documents d’activité et des archives des collectivités locales à l’ère de la transformation numérique. La manifestation a eu lieu à l’Institut national de formation des personnels des collectivités locales « Rachid Mirazi », en présence du directeur général des Archives nationales, Mohamed Bounaâma. Organisée par la Direction générale des Archives nationales, relevant de la présidence de la République, en coordination avec le ministère de l’Intérieur, des Collectivités locales et des Transports, cette rencontre a réuni le directeur des archives et de la documentation du ministère de l’Intérieur, des membres de la commission de sécurité, les secrétaires généraux des wilayas d’Oran, de Mostaganem, de Chlef et de Relizane, ainsi que des cadres de plusieurs wilayas.

Cartographie nationale

Le directeur général des Archives nationales, Mohamed Bounaâma, a présenté les grandes lignes du programme de réorganisation des fonds documentaires. Il a rappelé que la maîtrise des documents d’activité constitue un préalable à toute politique efficace de numérisation, mais également un facteur déterminant pour améliorer la prise de décision et consolider la transparence administrative. L’un des principaux volets de ce programme concerne l’élaboration d’une cartographie nationale accompagnée d’un inventaire précis des archives conservées par les collectivités locales.
Les documents antérieurs à 1962 font l’objet d’un intérêt particulier, compte tenu de leur valeur historique et de leur contribution à la connaissance de l’évolution des institutions algériennes. Les grandes villes, notamment Oran, Alger et Constantine, occupent une place importante dans ce travail de recensement en raison de la richesse de leurs fonds documentaires, qui témoignent de différentes périodes de l’organisation administrative du territoire.
Le dispositif envisagé doit permettre de localiser les documents, de les référencer et de constituer des bases de données facilitant leur identification et leur consultation. Cette opération revêt également un intérêt pour les démarches liées à la récupération des archives nationales conservées à l’étranger.
Selon Mohamed Bounaâma, un inventaire aussi complet que possible du patrimoine documentaire disponible constitue une étape essentielle pour mieux identifier les fonds recherchés et préserver la mémoire historique du pays. Parallèlement à ce volet historique, un second chantier porte sur l’organisation des services chargés des archives dans les wilayas et les communes. Une cartographie des structures existantes, associée à des outils informatiques de recensement, doit permettre de déterminer les moyens disponibles, les insuffisances constatées et les besoins en ressources humaines.
Des échanges ont ainsi été engagés avec plusieurs institutions, notamment les ministères des Finances et du Travail et de l’Emploi, ainsi que la Direction générale de la Fonction publique. Cette coordination vise à établir un diagnostic des difficultés organisationnelles et à mieux préparer les personnels aux exigences de la gestion documentaire moderne.

Préparation d’une stratégie nationale

La rencontre d’Oran s’inscrit dans un cycle de neuf réunions régionales, à l’issue desquelles des assises nationales doivent rassembler les responsables concernés, notamment les walis, les responsables des communes et les chefs de service. L’objectif est de faire émerger des recommandations communes et de définir des orientations applicables à l’ensemble des collectivités locales.
Le programme prolonge les travaux déjà menés au niveau central. Le 28 mai 2024, une journée d’étude réunissant les secrétaires généraux des ministères et des organismes consultatifs avait notamment permis d’aborder la mise en place de tableaux de gestion et de modèles de procédures destinés à mieux encadrer le cycle de vie des documents administratifs et les archives.
À terme, la constitution de bases de données et l’adoption de règles communes doivent faciliter la consultation des fonds, améliorer leur conservation et permettre une utilisation plus efficace des informations détenues par les institutions publiques.
Le chantier engagé dépasse ainsi la seule dimension technique de la numérisation. Il touche à la préservation du patrimoine historique, à la continuité du service public et à la capacité des administrations à s’appuyer sur des informations fiables.
Sa mise en œuvre reposera sur la qualité du recensement, la modernisation des structures de conservation et l’implication des personnels appelés à accompagner cette évolution.
D’autre part, en prenant la parole à l’ouverture des travaux, le wali d’Oran Ibrahim Ouchène a mis en avant la place qu’occupe désormais la transformation numérique dans la réforme de l’administration publique.
Il a estimé que la modernisation des méthodes de travail doit s’accompagner d’une réorganisation profonde de la gestion des documents, afin de rendre les services administratifs plus performants et de répondre plus efficacement aux attentes des citoyens.
Le wali a notamment insisté sur la valeur des archives dans le fonctionnement des institutions. Au-delà de leur rôle de conservation, elles constituent une mémoire vivante de l’action publique, retraçant les décisions, les programmes, les projets et les différentes étapes du développement local. Leur bonne gestion permet ainsi de préserver les droits des citoyens et de l’administration, mais aussi de disposer d’informations fiables pour orienter les décisions futures.
Cette évolution suppose toutefois de dépasser les pratiques classiques, souvent fondées sur le classement et le stockage physiques des dossiers. Le responsable de la wilaya a plaidé pour l’adoption de méthodes reposant sur la numérisation, une classification rigoureuse et la conservation électronique, tout en veillant à la sécurité et à l’intégrité des documents.
Il a également souligné que la transformation numérique implique la maîtrise de l’ensemble du parcours documentaire, depuis la création d’un document jusqu’à sa circulation entre les différents services, son utilisation et sa conservation définitive. Une telle organisation doit garantir la fiabilité des informations et leur disponibilité dans le respect des règles juridiques et réglementaires.
Pour atteindre ces objectifs, Ibrahim Ouchène a appelé à une meilleure coordination entre les administrations et les organismes concernés, ainsi qu’à une harmonisation des pratiques.
La formation des agents et l’adaptation de leurs compétences aux nouveaux outils figurent également parmi les conditions nécessaires à la réussite de cette transition.
Les retombées attendues sont multiples : accès plus rapide aux informations, réduction des risques de perte ou de détérioration des dossiers, meilleure utilisation des espaces de stockage et échanges facilités entre les services.
Ces changements doivent contribuer à améliorer la qualité du service public et à renforcer la transparence dans le traitement des affaires administratives.
Fayçal A